第一,物资采购前的可行性论证审计
可行性论证解决是否有必要进行购买的问题。医院购置大批量物资或贵重物资前,必须从医疗市场的实际需求出发,充分论证物资采购后将能产生怎样的社会效益和经济效益。除充分考虑开展的新技术在国内或省内医疗市场中居于何种地位,先进性如何,是否有适合的患者群外,还要对供应商能否保证质量供应,价格的合适性,售后服务是否良好等诸多方面进行周密的调研、分析和论证。可行性论证作为采购前的一道程序,如果缺乏必要的监督,容易流于形式。一些临床部门或许仅仅出于提升本部门形象而不是出于患者是否确实需要的考虑,在向器械科的购置申请中有意夸大请购物资对患者的功效,在经济效益分析和社会效益评估中同样有意高估服务例数,使论证专家产生错误的评定。基于此,为保证物资采购前的可行性论证的严密性,医院内审部门有必要参与监督论证的全过程。由于可行性论证是对未来事项的预测和估计,有着许多不确切的因素,因此,内审人员要对论证报告中的条文进行认真的研究解读。对不清楚的指标及表述,可以向使用部门科主任和专家询问,同时,深入临床部门一线,了解和掌握患者信息。在此基础上,对可行性论证报告进行再论证,从而保证可行性论证报告的科学性和严密性。对于技术性较强的物资采购,内部审计部门可以请外部专家参与。
第二,物资采购招标评标审计
经过可行性论证的物资并不能立即采购,还需经过招标评标等相关程序。针对招投标过程中存在的舞弊行为,内审人员可采取相应的审计方法。
一是招标工作审计:审查招标项目的审批手续是否合法、齐全;审查招标项目所采用的形式是否合规,是邀请招标还是公开招标,采取公开招标的就不能采取邀请招标;审查招标文件的编制是否包含对所要招标项目的技术要求,是否列明投标人的资格限制,是否在规定的时间按照规定方式发布招标公告或招标邀请书。
二是评标工作审计:审查评标标准和评标方法的合理性和科学性,是否存在主观倾向或者排斥潜在投标人的内容;审查评标是否坚持公开、公平、公正的原则,是否平等、公正地对待每一位投标者;审查投标单位投标报价的合理性,是否存在投标单位互相串通,抬高价格,共同舞弊的现象。
第三,物资采购合同审计
在医院物资采购活动中,由于合同欺诈行为和合同条款不完善给医院造成经济损失的现象时有发生。开展物资采购合同审计能约束双方当事人依合同办事,保障医院的合法权益,保证合同条款的明确完善。
一是合同条款的审计:审查合同的内容是否违反国家法律,危害社会利益;审查合同条款是否完善,有无损害医院利益的不利条款;审查合同单位名称与中标单位是否一致,双方当事人名称和地址是否齐全;审查合同标的是否与中标采购物资相符,数量及质量要求是否清楚载明;审查价款及付款方式是否明确;审查交货方式、时间、地点是否具体;审查合同是否订明违约责任及解除办法。